派遣許可の更新｜5年と3年の違いと必要書類
目次
派遣事業の許可の期限が近い。更新の手続きが要ると聞いたものの、いつから準備すればよいのか、何を出すのかが分からない。前回の担当がもういないため、社内に段取りが残っていません。
この記事では、派遣許可の更新を、有効期間・必要書類・要件の3つに分けて整理します。読み終えたときに、自社の更新の段取りを組める状態を目指します。
結論：最初は3年、次から5年
派遣許可の更新とは、労働者派遣事業の許可の有効期間が切れる前に、引き続き事業を行うために行う手続きのことです。労働者派遣法にもとづくものです。
有効期間は、新規の許可が3年、その後の更新が5年とされています。最初の更新までが短いので、事業を始めて3年目に最初の山が来ます。
ポイントはここです。更新の申請は、有効期間が満了する日の一定期間前までに行います。期限の直前に気づいても間に合いません。
許可が切れると、派遣事業を行えなくなります。受け入れ先との契約にも影響するため、期限の管理はいちばん優先度の高いものになります。
いつから準備するか
申請は、有効期間が満了する日の3か月前を目安に動き始めると余裕があります。
理由は、決算の書類が要るためです。直近の事業年度の決算に関する書類を添えることになるため、決算が固まっていないと申請できません。
決算の時期と許可の期限が近い会社は、特に注意が要ります。決算が遅れると、申請も遅れます。
審査には一定の期間がかかります。申請してすぐ許可が下りるわけではないため、期限の直前に出すと、切れる可能性があります。
期限は、許可証に書かれています。許可証の写しを期限の管理表に紐づけておくと、担当が代わっても分かります。
必要な書類
提出するものは多くあります。代表的なものを挙げます。
更新の申請書。事業計画書。定款と登記事項証明書。直近の事業年度の決算に関する書類。派遣元責任者の講習の受講証明。個人情報適正管理規程。就業規則または労働契約の書面。事業所の使用権を証する書類。
派遣元責任者の講習は、有効な期間内に受けたものが求められます。受講から一定の期間内であることが条件になるため、期限が切れていないかを確かめます。
事業所ごとに書類が要るものがあります。複数の事業所で許可を受けている会社は、事業所の数だけそろえることになります。
自治体ではなく、都道府県労働局が窓口です。提出の方法や部数は、労働局の案内で確かめます。
財産的基礎の要件
更新でいちばん引っかかりやすいのが、財産的基礎の要件です。
挙げられているのは3つです。資産の総額から負債の総額を控除した額が、一定額以上であること。そのうち現金預金の額が、一定額以上であること。事業資金として自己名義の現金預金の額が、一定額以上であること。
事業所ごとに金額の基準が決まっています。事業所が増えると、求められる額も増えます。
決算の内容によっては、この要件を満たせないことがあります。赤字が続いた年度の後が危ないので、決算が固まった時点で確かめます。
満たせない見込みがある場合、増資などの対応が要ります。申請の直前に気づいても手が打てないため、決算の段階で見ておきます。
そのほかの要件
財産以外にも、満たすべき要件があります。
派遣元責任者が適正に選任され、必要な要件を満たしていること。講習の受講、雇用管理の経験などが挙げられています。
個人情報を適正に管理し、秘密を守るために必要な措置が講じられていること。規程を定め、運用していることが求められます。
事業所の面積など、事業を的確に遂行するに足りる能力を有すること。
派遣元責任者が辞めていて、次の人が講習を受けていないという形が、更新のときに見つかることがあります。責任者の講習の期限も、管理表に入れておきます。
要件は改正で変わることがあります。前回の更新から5年経っているため、前回のときの記憶で準備すると足りないことがあります。労働局の最新の案内で確かめます。
段取りを社内に残す
更新は5年に1回なので、担当が代わっていることがほとんどです。段取りを残しておくと、次が楽になります。
残すのは4つです。許可証の写しと期限。前回提出した書類の一覧と控え。労働局の窓口と担当の連絡先。準備に要した期間。
前回の控えがあると、何を用意すればよいかが一目で分かります。様式が変わっていても、種類が分かっていれば探せます。
準備に要した期間を書いておくと、次に動き始める時期の目安になります。「決算の確定から申請まで6週間かかった」といった記録が効きます。
許可を維持するために年に1回やること
更新は5年に1回ですが、その間にも維持のための作業があります。年に1回やることを決めておくと、更新のときに慌てません。
1つ目は、事業報告書の提出です。毎事業年度、定められた期限までに提出することとされています。更新とは別の手続きです。
2つ目は、財産的基礎の確認です。決算が固まったら、要件を満たしているかを見ます。満たせない見込みなら、早く手を打ちます。
3つ目は、派遣元責任者の確認です。在籍しているか、講習の期限が切れていないか。
4つ目は、規程と様式の確認です。個人情報適正管理規程、就業規則、派遣元管理台帳の様式。法改正で変わっていることがあります。
この4つを年に1回回しておけば、更新のときに用意するものがほとんどそろっています。5年分をまとめて整えるより、毎年少しずつのほうが軽く済みます。
更新の申請までの逆算
期限から逆算して、いつ何をするかを並べておくと、抜けません。
6か月前。許可証の期限を確かめ、社内で担当を決めます。前回の控えを出します。
4か月前。決算の見込みから、財産的基礎の要件を満たせるかを確かめます。満たせない見込みなら、ここから手を打ちます。
3か月前。決算が固まったら、必要な書類をそろえ始めます。派遣元責任者の講習の期限も確かめます。
2か月前。申請書を作り、労働局へ提出します。不足があれば、ここで補正の時間が取れます。
1か月前。審査の状況を確かめます。
財産的基礎を4か月前に見るのが、いちばん効きます。ここで足りないと分かれば、増資などの対応が間に合うことがあります。申請の直前では手が打てません。
まとめ
派遣許可の更新は、新規の許可が3年、その後の更新が5年の有効期間で回ります。最初の更新までが短いため、事業を始めて3年目に最初の山が来ます。
準備は3か月前を目安に始めます。直近の事業年度の決算に関する書類が要るため、決算が固まらないと申請できません。
いちばん引っかかりやすいのは財産的基礎の要件です。事業所ごとに基準額が決まっていて、事業所が増えると求められる額も増えます。決算が固まった時点で確かめます。
派遣元責任者の講習の期限も見落としやすいところです。5年に1回の手続きなので、許可証の期限、前回の書類の控え、窓口の連絡先を社内に残しておきます。要件と様式は、所轄の都道府県労働局に確かめるのが確実です。
よくある質問
Q. 更新の申請はいつまでに出しますか。 A. 有効期間が満了する日の一定期間前までに行うこととされています。具体的な期限は労働局の案内で確かめます。審査に時間がかかるため、余裕をもって出します。
Q. 許可が切れてしまったらどうなりますか。 A. 派遣事業を行えなくなります。受け入れ先との契約にも影響します。切れる前に更新するのが前提で、切れてからの救済は想定されていません。
Q. 財産的基礎の基準額はいくらですか。 A. 事業所ごとに基準が定められています。金額は改正で変わることがあるため、申請の時点の基準を労働局の案内で確かめます。
Q. 赤字だと更新できませんか。 A. 赤字そのものが直ちに不許可になるわけではありませんが、財産的基礎の要件を満たせるかが問題になります。満たせない見込みなら、増資などの対応を決算の段階で検討します。
Q. 派遣元責任者の講習は何年ごとですか。 A. 受講から一定の期間内であることが求められます。期限が切れていると要件を満たせません。責任者が代わったときは、新しい人の受講が要ります。
Q. 事業所を増やしたら、どうなりますか。 A. 事業所の追加の届出や許可が必要になります。あわせて、財産的基礎の基準額も上がります。増やす前に、要件を満たせるかを確かめます。
Q. 前回と同じ書類を出せばよいですか。 A. 様式や要件が変わっていることがあります。前回の控えは何を用意するかの目安になりますが、中身は最新の案内に合わせます。
Q. 更新の手続きを社労士に頼めますか。 A. 依頼している会社は多くあります。ただし、決算の書類や社内の規程は会社が用意するものです。何を自社で用意するかを先に分けておくと、日程が読めます。
Q. 事業報告書を出し忘れるとどうなりますか。 A. 提出が求められている書類なので、出していないことは指摘の対象になります。更新のときに確認されることもあります。期限の管理表に入れておきます。
Q. 許可の有効期間は、どこで確かめますか。 A. 許可証に記載されています。写しを期限の管理表に紐づけておくと、担当が代わっても分かります。
Q. 事業所を移転したら、どんな手続きが要りますか。 A. 変更の届出が必要になります。事業所の使用権を証する書類や、面積の要件にも関わります。移転の前に労働局へ確かめると、手戻りが出ません。
Q. 更新の申請をしたあと、審査中に許可が切れたらどうなりますか。 A. 期限内に申請していれば、審査中は従前の許可が効力を有する形が一般的です。ただし、扱いは確かめておきます。期限ぎりぎりに出さないのが安全です。
Q. 派遣元責任者は、何人必要ですか。 A. 派遣労働者の数に応じて必要な人数が定められています。人数が増えると、責任者も増やすことになります。増員の計画があるなら、責任者の手当ても一緒に考えます。
Q. 前回の更新から要件が変わっているかは、どう確かめますか。 A. 労働局の案内と、厚生労働省の資料で確かめます。5年の間に改正があることが多いため、前回の記憶で準備しないのが要点です。
Q. 更新の書類は、どれくらいの量になりますか。 A. 事業所の数によりますが、定款、登記事項証明書、決算の書類、規程、就業規則など、束になります。前回の控えを見れば量が分かるので、残しておく価値があります。
Q. 申請してから許可までの期間は。 A. 労働局の審査の状況によります。数週間から2か月ほどかかることがあります。期限ぎりぎりに出すと、切れる可能性があります。
Q. 許可の更新と、事業報告書の提出は別ですか。 A. 別の手続きです。事業報告書は毎事業年度、更新は有効期間ごとです。どちらも期限の管理表に入れておきます。
Q. 特定労働者派遣事業という区分はまだありますか。 A. 制度が改正され、許可制に一本化されています。古い資料には旧制度の記載が残っていることがあるため、最新の案内で確かめます。
Q. 財産的基礎の要件を満たせない場合、どんな手がありますか。 A. 増資、役員からの借入の資本への振替、資産の見直しなどが考えられます。どれも時間がかかるため、決算が固まった段階で確かめるのが要点です。具体的な方法は、顧問の税理士や社会保険労務士に相談します。
Q. 事業所を減らすと、要件は軽くなりますか。 A. 事業所ごとに基準額が決まっているため、減らせば求められる額も下がります。ただし、事業所の廃止の届出が必要になります。事業の計画と合わせて考えます。
Q. 更新のときに、労働局から実地の調査がありますか。 A. 書類の審査が中心ですが、事業所の状況を確かめられることがあります。事業所の面積や、個人情報を管理している場所の状況など、実際に見られる前提で整えておくと慌てません。