小口現金出納帳｜合わない日をその日に見つける
目次
小口現金出納帳は、金額の小さい支払いを記録する帳簿です。1件が数百円から数千円なので、軽く見られがちです。ところが、合わなくなったときにいちばん時間を取られるのもこの帳簿です。
この記事では、小口現金出納帳を、何を書くか・毎日どう確かめるか・合わないときにどうするかの3つに分けて整理します。読み終えたときに、自社のやり方を決められる状態を目指します。
結論：手元の現金の出入りを、その日のうちに書く
小口現金出納帳とは、事業所の手元に置いた現金の出入りを記録する帳簿のことです。切手代、交通費、少額の備品。日々の小さな支払いが対象になります。
本社の金庫やメインの口座とは分けて管理します。担当者が手元に決まった額を持っておき、そこから払う形です。
多く使われているのが、定額資金前渡法と呼ばれるやり方です。はじめに一定の額を渡しておき、使った分だけを補給して、いつも同じ額に戻します。
この形のよいところは、残高がいくらであるべきかが常に決まっていることです。5万円を前渡ししているなら、手元の現金と領収書の合計が5万円になるはずです。確かめ方が単純になります。
ポイントはここです。その日のうちに書きます。まとめて書こうとすると、何に使ったかが思い出せなくなります。金額が小さいほど記憶に残りません。
帳簿に書く項目
小口現金出納帳に書く項目は、多くありません。日付、摘要、入金、出金、残高。これに勘定科目の欄を足す形が一般的です。
いちばん大事なのは摘要の欄です。ここに何を書くかで、後から使える帳簿になるかが決まります。
書くのは3つです。何に使ったか、誰が使ったか、どの用件か。「交通費」だけでは足りません。「営業部A、B社訪問、往復」と書いてあれば、後から確かめられます。
残高の欄は、毎行つけます。1行ずつ残高を出しておくと、合わなくなった日をすぐ特定できます。まとめて計算する形にすると、どこでずれたかが分からなくなります。
勘定科目は、よく使うものを決めておきます。旅費交通費、通信費、消耗品費、会議費。自社で使う科目を5つか6つに絞って、一覧を帳簿のそばに貼っておくと、迷う時間が消えます。
領収書には、帳簿の行番号か日付を書いておきます。領収書の束と帳簿を結び付けるためです。後から1枚だけ探すときに効きます。
毎日の確かめ方
小口現金で起きる問題の大半は、確かめる回数が少ないことから来ます。
やり方は単純です。1日の終わりに、手元の現金を数えて、帳簿の残高と合わせます。これを現金の実査と呼びます。
定額資金前渡法を使っているなら、現金と領収書の合計が前渡しの額になるかを見ます。5万円を前渡ししていて、現金が3万2千円なら、領収書は1万8千円分あるはずです。
数えた記録を残します。日付、数えた額、帳簿の残高、差額、数えた人。差額が0円の日も書きます。0だったことを残すのが要点です。
毎日が難しい場合は、週に1回でも決めて続けるほうが効きます。月に1回だと、ずれたときにさかのぼる範囲が広くなりすぎます。
数える人と、払う人を分けられるなら分けます。同じ人が払って同じ人が数える形は、間違いに気づきにくくなります。人数が少ない事業所では難しいので、そのぶん記録を細かく残します。
合わないときにどうするか
現金が合わない日は必ず来ます。慌てて帳尻を合わせないことが、いちばん大事です。
手順は4つです。
1つ目は、その日のうちに金額を確定させます。いくら足りないのか、いくら多いのか。差額をその日の記録に書きます。
2つ目は、直近の取引を見直します。釣銭の受け取り違い、領収書の金額と実際の支払いの違い、記入の桁違い。前日からの数日に絞って見ます。
3つ目は、原因が分からない場合の処理を決めておきます。現金過不足として一度受けて、後から分かったら振り替える形が一般的です。
4つ目は、上長に伝えます。金額の大小にかかわらず、報告する形にしておきます。
合わない日を無かったことにするのが、いちばん困る形です。次に合わなくなったとき、どこまでさかのぼればよいか分からなくなります。
よくある原因は決まっています。領収書の無い支払い、立て替えの精算漏れ、前渡しの補給を書き忘れ。社内で起きたものを一覧にしておくと、次から探す場所が絞れます。
差額が続けて出る場合は、やり方そのものを見直します。払う人が多すぎる、確かめる回数が少ない、置いている金額が大きすぎる。原因は人ではなく、やり方にあることが多い形です。
領収書の保存と電子のルール
小口現金の領収書は、枚数が多くて金額が小さい書類です。保存のルールは、金額の大小では変わりません。
紙の領収書は、帳簿と一緒に保存の年数だけ残します。年数は帳簿の種類によって定められています。月ごとに封筒に入れて、外に月と件数を書いておく形が扱いやすくなります。
スキャンして電子で保存する形もあります。電子帳簿保存法に要件が定められているので、そのまま撮って捨ててよいわけではありません。
電子で受け取ったものは、電子のまま保存するという扱いが定められています。オンラインで買った備品の領収書をメールで受け取った場合、印刷して紙で保存する形は要件を満たさないとされています。
小口現金では、紙と電子が混ざるのが普通です。コンビニのレシートは紙、ネットで買った分は電子。どちらの経路も決めておかないと、片方が抜けます。
判断に迷うときは、国税庁の案内か顧問の税理士に確かめます。自社がどの区分で保存するかを先に決めて、社内に1枚で伝えるのが確実です。
立て替えと小口現金を混ぜない
小口現金がある事業所でも、立て替えて後から精算する形が並行して動いていることがあります。ここが混ざると、帳簿が合わなくなります。
混ざると起きるのは3つです。
1つ目は、二重の精算です。小口現金から払ったのに、本人が経費精算にも出す。領収書が1枚しか無いので、どちらか一方は根拠が無い形になります。
2つ目は、記入の漏れです。小口現金から渡したのに、帳簿に書いていない。現金だけが減って、残高が合わなくなります。
3つ目は、どちらで払うかの判断が人によって違うことです。同じ交通費が、ある人は小口現金、ある人は精算。集計したときに、同じ費用が2か所に分かれます。
分け方を決めておくのがいちばん早い解決です。金額で分ける、種類で分ける、場面で分ける。どれか1つの基準にします。
使いやすいのは、その場で現金が要るかどうかという基準です。切手やお茶菓子のように、買いに行ってその場で払うものは小口現金。後から請求書が来るもの、カードで払えるものは別の流れ。
領収書の渡し方も1本にします。小口現金から払ったなら、領収書はその場で出納帳の担当に渡す。手元に持ち帰らせないことで、二重の精算が起きなくなります。
小口現金をやめる判断
近ごろは、小口現金を置かない事業所が増えています。法人のカードや電子マネー、経費精算のアプリで払う形です。
やめると消える手間は3つです。現金を数える作業、金庫や鍵の管理、合わないときの調査。どれも時間を使う割に、何かを生み出す作業ではありません。
一方で、残す理由もあります。カードが使えない支払いがある場合、現場で急に現金が要る場合、少人数で回していて精算のほうが手間な場合。
判断の目安はここです。月に何件あるか。件数が数件しかないなら、立て替えて精算する形のほうが軽くなります。件数が多く、金額も動くなら、小口現金のほうが速い場面があります。
やめる場合も、一度に全部やめないほうが進みます。まず交通費だけをアプリに移す、次に備品の購入をカードに移す。残った分だけ小口現金で回す形にすると、現場が混乱しません。
やめたあとも、帳簿と領収書は保存の年数だけ残します。運用をやめることと、記録を捨ててよいことは別です。
やめる日も決めておきます。期の途中で切り替えると、同じ費用が2つの流れに分かれます。期の初めか、月の初めにそろえると、集計のときに困りません。
残高をどう処理するかも先に決めます。手元の現金を口座へ戻すのか、最後まで使い切るのか。戻す場合は、戻した日と額を帳簿の最後に書いて締めます。締めた帳簿には、いつやめたかが分かる1行を残しておきます。
まとめ
小口現金出納帳は、手元に置いた現金の出入りを記録する帳簿です。定額資金前渡法を使うと、現金と領収書の合計が常に一定になり、確かめ方が単純になります。
書く項目は、日付・摘要・入金・出金・残高。摘要に、何に使ったか・誰が使ったか・どの用件かを書きます。残高は毎行つけて、ずれた日を特定できる形にします。
確かめるのは、その日のうちです。差額が0円の日も記録に残します。合わない日は、金額を確定させ、直近を見直し、現金過不足として受けて、上長に伝えます。無かったことにしないのが要点です。
領収書の保存には、電子帳簿保存法の要件が関わります。電子で受け取ったものは電子のまま保存する扱いが定められています。自社の取扱いは、国税庁の案内や顧問の税理士に確かめるのが確実です。
よくある質問
Q. 小口現金出納帳に決まった様式はありますか。 A. 定められた様式はありません。日付・摘要・入金・出金・残高がそろっていれば足ります。勘定科目の欄を足すと、後の処理が楽になります。
Q. いくら置いておくとよいですか。 A. 1か月に使う額を目安にしている例が多くあります。多すぎると管理が重くなり、少なすぎると補給の回数が増えます。数か月動かしてみて、実際の件数と金額から決め直すのが確実です。
Q. 毎日数えないといけませんか。 A. 決まりはありません。ただし間隔が空くほど、ずれたときにさかのぼる範囲が広くなります。難しければ週に1回でも決めて続けます。
Q. 差額が0円の日も記録しますか。 A. 残します。確かめた事実そのものが記録になります。0の日が並んでいると、ずれた日が目立ちます。
Q. 現金が合いません。どうしますか。 A. その日のうちに金額を確定させ、直近の数日を見直します。分からなければ現金過不足として受けて、上長に伝えます。後から分かったら振り替えます。
Q. 領収書が無い支払いがあります。 A. 出金の伝票を作って、何に使ったかを書きます。誰が使ったかと用件を残しておくと、後から確かめられます。慶弔費のように領収書が出ない支払いもあります。
Q. 摘要には何を書きますか。 A. 何に使ったか、誰が使ったか、どの用件か。交通費とだけ書かないのが要点です。後から見る人が分かる形にします。
Q. 領収書はどのくらい残しますか。 A. 帳簿と一緒に、定められた年数だけ残します。月ごとに封筒に入れて、外に月と件数を書く形が扱いやすくなります。
Q. スキャンして紙を捨ててよいですか。 A. 電子帳簿保存法に要件が定められています。そのまま撮って捨ててよいわけではありません。国税庁の案内か顧問の税理士に確かめます。
Q. ネットで買った分の領収書はどうしますか。 A. 電子で受け取ったものは、電子のまま保存する扱いが定められています。印刷して紙で残す形は要件を満たさないとされています。
Q. 払う人と数える人は分けるべきですか。 A. 分けられるなら分けます。同じ人が払って同じ人が数える形は、間違いに気づきにくくなります。分けられない場合は、記録を細かく残します。
Q. 小口現金をやめてもよいですか。 A. 件数が少ないなら、立て替えて精算する形のほうが軽くなります。まず交通費だけを移すなど、少しずつ進めると現場が混乱しません。
Q. やめたら帳簿は捨ててよいですか。 A. 捨てられません。運用をやめることと、記録を捨ててよいことは別です。保存の年数だけ残します。
Q. 補給はいつしますか。 A. 残りが少なくなったときか、月の締めのときです。補給した日と額を帳簿に書くのを忘れると、そこで残高が合わなくなります。
Q. 同じ支払いが小口現金と経費精算の両方に出ていました。 A. 領収書は1枚しか無いので、どちらか一方には根拠がありません。どちらで払うかの基準を1つ決めると起きなくなります。
Q. 小口現金と立て替えの精算は、どう分けますか。 A. その場で現金が要るかどうかで分ける形が使いやすくなります。買いに行ってその場で払うものは小口現金、後から請求書が来るものは別の流れにします。
Q. 領収書を本人が持ち帰ってしまいます。 A. 小口現金から払ったら、その場で出納帳の担当に渡す形にします。手元に残さないことで、二重の精算が防げます。
Q. 現金過不足はいつまで残しておきますか。 A. 決算までに原因が分からなければ、雑収入や雑損失として処理する形が一般的です。処理した経緯を記録に残します。顧問の税理士に確かめます。