給与支払報告書｜提出先が市区町村ごとに分かれる
目次
給与支払報告書は、年末調整が終わった後に控えている仕事です。書く内容そのものは源泉徴収票とほとんど同じなのに、手間がかかります。理由は、提出先が1か所ではないからです。
この記事では、給与支払報告書を、誰の分を・どこへ・いつまでにという3つに分けて整理します。読み終えたときに、自社の提出先の一覧を作れる状態を目指します。
結論：従業員の住む市区町村ごとに、1月31日までに出す
給与支払報告書とは、前年に支払った給与の額を、従業員が住む市区町村に報告する書類のことです。地方税法にもとづくものとされています。
市区町村は、この報告をもとに住民税の額を計算します。計算された額が、6月からの給与天引きの金額になります。
ポイントはここです。提出先は、税務署ではなく市区町村です。しかも1か所ではありません。従業員が住んでいる市区町村の数だけ提出先があります。
一般には、給与計算のソフトが市区町村ごとに束を作る形になっています。手作業で分ける場合は、年末調整の前に住所を確かめておくと作業が減ります。
期限は、翌年の1月31日までとされています。年末調整、源泉徴収票、法定調書、給与支払報告書が同じ時期に重なります。段取りを決めておかないと、いちばん後ろの給与支払報告書が押し出されます。
源泉徴収票との違い
社内で混ざりやすいのが、源泉徴収票との違いです。書いてある内容はほとんど同じで、出す先が違います。
源泉徴収票は、税務署へ出すものと、本人に渡すものがあります。税務署へ出すのは全員分ではなく、金額などの基準を満たす人の分とされています。
給与支払報告書は、市区町村へ出します。こちらは原則として全員分です。正社員だけでなく、契約社員・パート・アルバイトも含みます。
同じ内容の紙が、行き先ごとに名前を変えていると考えると分かりやすくなります。個人別明細書の部分は、源泉徴収票とほぼ同じ様式です。
違いが出るのは、束ねる紙のほうです。税務署には法定調書合計表、市区町村には総括表を付けます。この総括表が、実務でいちばん引っかかるところになります。
総括表は市区町村ごとに様式が違う
個人別明細書は全国で同じ形です。ところが総括表は違います。
総括表は、市区町村がそれぞれの様式を作っています。欄の並びも、書く内容も、微妙に違います。同じ様式を全部の市区町村に使い回すことはできません。
多くの市区町村では、前年に提出した会社に対して、年末に総括表を送ってきます。届いたものをそのまま使うのが確実です。
問題になるのは、今年から新しく提出する市区町村です。総括表が届きません。この場合は、その市区町村のホームページから様式を取ります。
総括表に書くのは、会社の情報、提出する人数、特別徴収と普通徴収の内訳などです。人数が合っているかが確かめられるので、個人別明細書の枚数を数えてから書きます。
新しい提出先が出てくるのは、引っ越した従業員がいるときです。年末調整のときに住所の変更を拾っておくと、様式の手配が間に合います。
総括表には、特別徴収を続ける人と、普通徴収にする人の内訳を書く欄があります。普通徴収にできる人の基準は市区町村ごとに示されていて、理由を符号で書く形が多く使われています。該当する人がいる年は、提出先の案内を先に読んでおきます。
誰の分を出すか
対象は、前年の1月1日から12月31日までに給与を支払ったすべての人とされています。ここでよく迷うのが3つの形です。
1つ目は、退職した人です。年の途中で辞めた人も、その年に給与を払っていれば対象になります。ただし、退職した人で支払額が一定の金額以下の場合は、提出を省略できる取扱いがあるとされています。判断は市区町村によって違うので、提出先に確かめます。
2つ目は、短い期間だけ働いた人です。アルバイトや日雇いも、給与を支払っていれば対象です。金額が小さくても、原則は提出します。
3つ目は、乙欄で計算した人です。他に本業がある人の分も、給与を支払った側が報告します。
提出先は、その年の1月1日現在の住所地の市区町村とされています。前年の12月に引っ越した人がいると、去年とは違う市区町村へ出すことになります。
年末調整のときに、住民票のある場所を確かめる欄を作っておくと拾えます。実際に住んでいる場所と住民票が違う人がいるので、どちらで判断するかも決めておきます。
提出先の一覧を先に作る
給与支払報告書の作業が重くなるのは、提出先の数が読めないからです。先に一覧を作ると、あとは流れ作業になります。
一覧に書くのは4つです。
1つ目は、市区町村の名前です。従業員の住所から拾います。同じ市区町村に複数人いれば、1つの束にまとめます。
2つ目は、人数です。その市区町村へ出す個人別明細書の枚数。総括表に書く数字になります。
3つ目は、総括表が手元にあるかです。届いているか、ホームページから取る必要があるか。
4つ目は、提出の方法です。紙で郵送するか、電子で送るか。市区町村によって受け付ける形が違うことがあります。
この一覧は、年末調整の住所の確認と同時に作れます。12月のうちに作っておくと、1月に慌てません。
一覧は毎年作り直すのではなく、前年のものに増減を書き足す形が楽です。去年出した市区町村、今年から増えた市区町村、今年は該当が無くなった市区町村。この3つが分かれば、総括表の手配も郵送の準備も先に進みます。
人数の少ない会社ほど、提出先が1つか2つで終わることがあります。逆に、通勤の範囲が広い会社は、10を超える市区町村へ出すことになります。件数が増えるほど、一覧の効き目は大きくなります。
電子で送る方法もあります。提出する枚数が一定以上になる場合は、電子での提出が求められるとされています。自社が対象になるかは、枚数と年分で決まるので、税務署や市区町村に確かめます。
出した後に起きること
給与支払報告書を出して終わりではありません。5月ごろに、市区町村から通知が返ってきます。
返ってくるのは、特別徴収税額の決定通知書です。会社用と本人用の2種類があります。本人用は従業員に渡します。
この通知に書かれた金額を、6月から翌年5月までの給与から天引きします。6月だけ金額が違うことが多いので、給与計算の設定を変えるときに気をつけます。
通知が届かない市区町村があれば、提出が届いていない可能性があります。一覧と突き合わせて、返ってきていない先を確かめます。ここで一覧が効きます。
年の途中で退職した人がいれば、給与支払報告に係る給与所得者異動届出書を出します。天引きを止める手続きです。これを出さないと、会社に請求が来続けます。
出した後に間違いが見つかったとき
提出した後で、金額や扶養の内容が違っていたと分かることがあります。年末調整のやり直しが起きた場合も同じです。
直す手順は3つです。
1つ目は、どこが違うかを特定することです。支払金額なのか、社会保険料の額なのか、扶養親族の数なのか。賃金台帳と突き合わせて、直す前の数字と直した後の数字を書き出します。
2つ目は、市区町村へ訂正したものを出すことです。訂正した給与支払報告書を提出します。様式や書き方は市区町村によって案内が違うので、提出先のホームページを見るか、電話で確かめます。
3つ目は、税務署側も合わせることです。同じ内容の源泉徴収票を税務署へ出している場合や、法定調書合計表に含めている場合は、そちらも直します。片方だけ直すと数字が合わなくなります。
時期によって影響が変わります。5月の通知が出る前に直せば、最初の通知に反映されます。通知が出た後だと、住民税の額が変わり、本人にも会社にも連絡が行きます。
だからこそ、出す前の突き合わせに時間を使う価値があります。賃金台帳の年間の支払額と、個人別明細書の支払金額。この2つが合っていれば、大きな間違いはほぼ起きません。
社内で段取りを1枚にする
給与支払報告書は、1年に1回しか触らない業務です。担当が代わると、去年の記憶が無くなります。1枚にまとめておくと、質がそろいます。
書くのは5つです。
1つ目は、住所を確かめる時期です。年末調整のときに、住民票のある場所を確かめる。実際の居所と違う場合の扱いも決めておきます。
2つ目は、提出先の一覧です。市区町村、人数、総括表の有無、提出の方法。
3つ目は、退職者の扱いです。その年に辞めた人の分を出すか。省略できる基準は市区町村に確かめて、確かめた日と相手を書いておきます。
4つ目は、提出の締切から逆算した日程です。1月31日から逆算して、いつ束を作るか、いつ発送するか。
5つ目は、5月の通知の受け取りです。届いた通知をどこに保管し、本人用をいつ配るか。
この1枚があると、担当が代わっても去年と同じ形で回せます。1年に1回の業務ほど、手順を残す価値があります。
まとめ
給与支払報告書は、前年に支払った給与を、従業員が住む市区町村へ報告する書類です。市区町村はこれをもとに住民税を計算し、6月からの天引きの額が決まります。
提出の期限は翌年の1月31日までとされています。提出先は従業員が住む市区町村ごとで、1か所ではありません。その年の1月1日現在の住所地が基準になります。
個人別明細書は全国で同じ様式ですが、総括表は市区町村ごとに様式が違います。前年に出している先からは年末に届きますが、新しい提出先の分は自分で取りにいきます。
対象は原則として給与を支払ったすべての人です。退職者の省略の基準は市区町村によって違うので、提出先に確かめます。自社の取扱いは、所轄の市区町村や税理士などの専門家に確かめるのが確実です。
よくある質問
Q. 給与支払報告書と源泉徴収票は同じものですか。 A. 個人別明細書の部分はほぼ同じ内容です。出す先が違います。源泉徴収票は税務署と本人へ、給与支払報告書は市区町村へ出します。
Q. アルバイトの分も出しますか。 A. 給与を支払っていれば原則として対象です。金額が小さくても出します。退職者については省略できる取扱いがあるとされているので、市区町村に確かめます。
Q. 提出先はどうやって決まりますか。 A. その年の1月1日現在で、その人が住んでいる市区町村です。12月に引っ越した人は、去年と提出先が変わります。
Q. 総括表はどこで手に入りますか。 A. 前年に提出している市区町村からは、年末ごろに送られてくることが多くあります。届かない場合は、その市区町村のホームページから取ります。
Q. 総括表の様式は全国共通ですか。 A. 共通ではありません。市区町村ごとに独自の様式です。欄の並びも書く内容も違うので、提出先のものを使います。
Q. 期限に間に合わなかった場合はどうなりますか。 A. まず提出先の市区町村に連絡します。住民税の計算と通知の日程に影響するため、早く伝えるほど影響が小さくなります。
Q. 電子で提出できますか。 A. できます。提出する枚数が一定以上になる場合は、電子での提出が求められるとされています。自社が対象になるかは、枚数と年分で決まります。
Q. 普通徴収にできる人はいますか。 A. 給与が少ない人、退職した人、他の会社で特別徴収されている人など、普通徴収として扱う基準が市区町村ごとに示されています。該当する場合は理由の符号を書きます。
Q. 5月に通知が届かない市区町村があります。 A. 提出が届いていない可能性があります。提出先の一覧と突き合わせて、その市区町村に確かめます。
Q. 年の途中で退職した人の天引きはどうしますか。 A. 給与支払報告に係る給与所得者異動届出書を出します。出さないと、会社に請求が来続けます。
Q. 同じ市区町村に複数人いる場合は。 A. 1つの束にまとめて、総括表を1枚付けます。総括表に書く人数と、個人別明細書の枚数を合わせます。
Q. 住民票と実際に住んでいる場所が違う人がいます。 A. 提出先の判断が分かれる場面です。社内でどちらを基準にするかを決めたうえで、市区町村に確かめます。確かめた日と相手を記録に残します。
Q. 提出する前に、何を突き合わせておくとよいですか。 A. 賃金台帳の年間の支払額と、個人別明細書の支払金額です。ここがずれていると、後から訂正が必要になります。
Q. 出した後に間違いが見つかりました。 A. 訂正したものを市区町村へ出します。5月の通知が出る前なら、最初の通知に反映されます。税務署へ出した書類にも同じ内容があれば、そちらも直します。
Q. 従業員が1人もいない年はどうしますか。 A. 給与の支払いが無ければ報告するものがありません。ただし、前年に提出している市区町村から総括表が届くことがあるので、該当が無い旨を連絡する扱いを案内している市区町村があります。
Q. 役員の分も対象ですか。 A. 役員報酬も給与として支払っていれば対象になります。金額の大きさにかかわらず、住む市区町村へ報告します。
Q. 年末調整をしていない人の分も出しますか。 A. 出します。年末調整をしたかどうかと、報告の対象かどうかは別です。年末調整をしていないことが分かる形で書きます。