優良な電子帳簿とは？満たすと何が変わるのか
目次
電子帳簿保存法を調べていると、「優良な電子帳簿」という言葉が出てきます。普通の電子帳簿と何が違うのか、満たすと何かよいことがあるのか。要件の一覧を見ても、自社に関係するのかが判断できません。
この記事では、優良な電子帳簿を、普通の電子帳簿との違い・満たすと何が変わるか・手続きの3つに分けて整理します。読み終えたときに、自社が目指すかどうかを決められる状態を目指します。
結論：要件を上乗せすると、加算税の軽減などが受けられる
優良な電子帳簿とは、電子帳簿等保存の要件に、さらに条件を上乗せして満たした帳簿のことです。
普通の電子帳簿（最低限の要件を満たすもの）でも、電子での保存は認められます。優良を目指すのは、措置を受けるためです。
受けられる措置として挙げられているのは、過少申告加算税の軽減と、青色申告特別控除の要件としての扱いです。
ポイントはここです。優良にしなくても、電子で保存すること自体はできます。義務ではありません。措置に値打ちを感じるかどうかで決めます。
普通の電子帳簿の要件
まず、下の段を確かめます。最低限の要件として挙げられているのは3つです。
1つ目は、システムの関係書類を備え付けること。使っているソフトの説明書や、事務処理の手順を書いたものです。
2つ目は、見やすい画面と書面で、速やかに出力できること。ディスプレイ、プリンタ、それらの操作説明書を備え付けます。
3つ目は、税務職員のダウンロードの求めに応じること。
この3つなら、会計ソフトを使っていればほぼ満たしていることが多くあります。特別な仕組みは要りません。
紙で保存し続ける選択も残っています。印刷して綴じているなら、この要件はかかりません。
優良で上乗せされる要件
優良になると、要件が増えます。上乗せされるのは大きく3つです。
1つ目は、訂正や削除の履歴が残ることです。訂正したこと、削除したことが後から分かる仕組みが要ります。追加で入力した場合も、その事実が分かることが求められます。
2つ目は、帳簿間の相互の関連性が確かめられることです。仕訳帳と総勘定元帳のように、関連する帳簿どうしを突き合わせられる形です。
3つ目は、検索機能です。取引年月日、取引金額、取引先で検索できること。日付や金額の範囲で検索できること。2つ以上の項目を組み合わせて検索できること。
検索の要件がいちばん重くなります。範囲での検索と、複数の項目の組み合わせができる必要があります。表計算ソフトで帳簿を作っている場合、この要件を満たすのは難しくなります。
ただし、税務職員のダウンロードの求めに応じる場合は、検索の要件の一部が不要になる形があります。
満たすと何が変わるか
措置は2つあります。
1つ目は、過少申告加算税の軽減です。申告に誤りがあって修正することになった場合、優良な電子帳簿に記録された事項に関するものについて、加算税が軽減される形があります。あらかじめ届出書を出しておくことが条件になります。
2つ目は、青色申告特別控除です。個人事業者の場合、一定の要件のもとで控除の額が変わる形があります。
どちらも、届出や申告の要件とセットです。要件を満たしているだけでは受けられません。手続きを取ります。
軽減の措置は、修正することにならなければ関係しません。そこに値打ちを感じるかどうかは、会社の考え方によります。
届出の手続き
過少申告加算税の軽減を受けるには、あらかじめ届出書を提出します。
出す先は所轄の税務署です。適用を受けようとする国税の法定申告期限までに提出することとされています。後から「実は優良でした」と言っても遡れません。
届出書には、対象になる帳簿の種類を書きます。すべての帳簿を対象にする必要はなく、優良の要件を満たしている帳簿だけを書く形になります。
届け出た後に要件を満たさなくなった場合は、その旨を届け出ます。満たしていないのに届出だけ残っている状態にしないよう、年に1回は確かめます。
自社が目指すかの判断
目指すかどうかは、3つの問いで決まります。
1つ目は、いま使っている会計ソフトが優良の要件に対応しているかです。JIIMA認証の一覧で確かめられます。対応しているなら、設定を変えるだけで済むことがあります。
2つ目は、加算税の軽減に値打ちを感じるかです。修正申告が起きる見込みと、軽減される額を見ます。
3つ目は、個人事業者なら青色申告特別控除です。控除の額が変わるなら、はっきりした差になります。
法人で、会計ソフトが対応していない場合は、無理に目指す必要はありません。電子で保存すること自体は最低限の要件で足ります。
最低限と優良の間で決めること
どちらを取るかを決める前に、社内で確かめることが3つあります。
1つ目は、いまの保存の形です。紙で印刷して綴じているのか、会計ソフトのデータのまま保存しているのか。紙で保存しているなら、そもそも電子帳簿等保存の要件はかかりません。
2つ目は、会計ソフトの対応です。訂正削除の履歴が残るか、範囲や複数項目での検索ができるか。ソフトの説明に「優良な電子帳簿に対応」と書かれているかを見ます。
3つ目は、届出を出す手間です。期限までに届出書を出し、要件を満たさなくなったら届け出直す。この手続きを回せるかを見ます。
3つを確かめたうえで、措置に値打ちを感じるなら進めます。紙で保存している会社が、優良のために電子に切り替えるのは、順番として重くなります。まず電子で保存する形にしてから、次の段階として考えます。
帳簿の保存そのものを整える
優良を目指すかどうかの前に、帳簿の保存そのものが整っているかを確かめます。整っていないまま優良を目指すと、途中で止まります。
確かめるのは4つです。
1つ目は、何を帳簿として保存しているかです。仕訳帳、総勘定元帳、補助簿。会計ソフトで作っているものを一覧にします。
2つ目は、保存の形です。電子のままなのか、印刷して紙で綴じているのか。両方ある場合は、帳簿ごとに分けて書き出します。
3つ目は、保存の期間です。法人税や所得税の帳簿書類の保存期間に従います。一般に7年、欠損金がある場合は10年とされることがあります。
4つ目は、出せる状態かです。求められたときに、画面と書面で速やかに出せるか。古い年度のデータが、いまのソフトで開けるかも確かめます。
4つ目が、いちばん見落とされます。ソフトを乗り換えたときに、過去のデータが開けなくなっていることがあります。年に1回、古い年度のデータを開いてみると気づけます。
まとめ
優良な電子帳簿は、電子帳簿等保存の要件に条件を上乗せして満たした帳簿です。義務ではなく、措置を受けるための制度です。
上乗せされるのは、訂正削除の履歴が残ること、帳簿間の相互の関連性、検索機能の3つです。検索の要件がいちばん重くなります。
受けられるのは、過少申告加算税の軽減と、個人事業者の青色申告特別控除に関する扱いです。どちらもあらかじめの届出や申告の要件とセットです。
目指すかどうかは、会計ソフトが対応しているか、措置に値打ちを感じるかで決めます。対応していないソフトで無理に目指す必要はありません。自社の適用は、顧問の税理士に確かめるのが確実です。
よくある質問
Q. すべての帳簿を優良にする必要がありますか。 A. ありません。届出書に書いた帳簿が対象になります。要件を満たしている帳簿だけを対象にする形が取れます。
Q. 表計算ソフトで作った帳簿でも優良になれますか。 A. 訂正削除の履歴が残ること、範囲や複数項目での検索ができることが要件になるため、表計算ソフトだけで満たすのは難しくなります。会計ソフトを使うほうが現実的です。
Q. 届出をしていないと、電子で保存できませんか。 A. 電子で保存すること自体に届出は要りません。届出が要るのは、過少申告加算税の軽減を受ける場合です。保存と措置は別の話です。
Q. 途中から優良にできますか。 A. 要件を満たし、届出の期限までに届け出れば適用を受けられる形です。ただし、届出の前の期間にはさかのぼりません。始めるなら期首からが分かりやすくなります。
Q. JIIMA認証を受けたソフトなら、必ず優良になりますか。 A. 認証は、そのソフトが要件に対応していることを示すものです。使い方によっては満たさない場合もあります。設定と運用を確かめます。
Q. 検索の要件を満たさなくても優良になれますか。 A. 税務職員のダウンロードの求めに応じる場合に、検索の要件の一部が不要になる形があります。すべてが不要になるわけではないため、個別に確かめます。
Q. 優良にすると、税務調査が来やすくなりますか。 A. そうした関係は示されていません。届出は軽減を受けるための手続きで、調査の対象を決めるものではありません。
Q. 個人事業者ですが、何から手を付ければよいですか。 A. まず、使っている会計ソフトが優良の要件に対応しているかを確かめます。対応していれば、青色申告特別控除の要件と合わせて見る価値があります。詳細は顧問の税理士に確かめます。
Q. 途中で要件を満たさなくなったら、どうなりますか。 A. その旨を届け出ます。満たしていないのに届出だけ残っている状態は避けます。年に1回、要件を満たしているかを確かめる日を決めておくと安全です。
Q. 紙と電子が混ざっている帳簿はどうなりますか。 A. 帳簿ごとに判断します。仕訳帳は電子、補助簿は紙、という形も取れます。届出書には、優良の要件を満たしている帳簿だけを書きます。
Q. 優良にすると、日々の作業は増えますか。 A. ソフトが対応していれば、日々の入力の作業は変わりません。増えるのは、届出と、年に1回の確認です。作業が増えるのは、ソフトを入れ替える場合です。
Q. 会計ソフトを乗り換えたら、過去のデータはどうなりますか。 A. 保存の期間中は、確かめられる形にしておく必要があります。前のソフトを残しておくか、データを移すか、書面に出力して保存するか。乗り換える前に決めておきます。
Q. 補助簿も優良の対象になりますか。 A. 対象になる帳簿は届出書に書きます。すべての補助簿を含める必要はありません。要件を満たしているものだけを書く形です。
Q. 届出書はどこで手に入りますか。 A. 国税庁が様式を公開しています。所轄の税務署へ提出します。適用を受けようとする国税の法定申告期限までが提出の期限とされているため、決算の日程と合わせて見ます。
Q. 優良な電子帳簿にすると、税務調査が短くなりますか。 A. そうした効果が示されているわけではありません。ただし、検索できる形になっていると、求められた資料をすぐ出せます。調査の対応が楽になるという副次的な効果はあります。
Q. 個人事業者の青色申告特別控除は、どう変わりますか。 A. 一定の要件のもとで控除の額が変わる形があります。要件には、優良な電子帳簿としての保存のほか、電子申告なども含まれます。自社の適用は顧問の税理士に確かめます。
Q. 電子帳簿等保存の要件を満たさないと、罰則がありますか。 A. 電子帳簿等保存は任意の制度なので、要件を満たせないなら紙で保存する形になります。義務である電子取引データ保存とは扱いが違います。
Q. 帳簿を紙で保存する場合、何年残しますか。 A. 電子でも紙でも、保存の期間は同じです。一般に7年、欠損金がある場合は10年とされることがあります。保存の方法と期間は別の話です。
Q. 帳簿を電子で保存すると、紙に印刷しなくてよくなりますか。 A. 要件を満たして電子で保存するなら、紙の保存は不要になります。ただし、求められたときに書面で出せる環境（プリンタなど）は備え付けることとされています。
Q. クラウド会計の場合、保存しているのはどこになりますか。 A. サービスの側にデータがあります。契約を解約したときにデータがどうなるかを確かめておきます。保存の期間中に取り出せなくなると、保存していないのと同じ状態になります。