電子帳簿保存法の要件｜3つの区分で見ると迷わない
目次
電子帳簿保存法の要件を調べると、真実性の確保、可視性の確保、検索要件、タイムスタンプと、言葉が並びます。どれが自社に関係するのかが分からないまま、ベンダーの資料を読み続けることになります。
この記事では、電子帳簿保存法の要件を、3つの区分で分けて整理します。読み終えたときに、自社に義務があるのはどれで、任意なのはどれかを判断できる状態を目指します。
結論：3つの区分。義務は1つだけ
電子帳簿保存法の要件とは、帳簿や書類を電子データで保存するときに満たすべき条件のことです。区分によって要件が違います。
区分は3つです。電子帳簿等保存、スキャナ保存、電子取引データ保存。
ポイントはここです。義務なのは電子取引データ保存だけです。電子帳簿等保存とスキャナ保存は、紙で保存し続けてもよく、電子を選ぶなら要件を満たす、という任意の制度です。
ここを取り違えると、義務でないものの要件まで満たそうとして手が止まります。まず電子取引データ保存だけを確実にするのが、着手の順番になります。
区分1：電子帳簿等保存
自分で最初から電子で作った帳簿や書類を、そのまま電子で保存する区分です。会計ソフトで作った仕訳帳や総勘定元帳、自社で作成して交付した請求書の控えなどが入ります。
要件は、真実性と可視性の2つの柱で整理されています。
真実性の側は、訂正や削除の履歴が残ること、通常の業務処理期間を過ぎた後の入力が分かること、帳簿間の相互の関連性が確かめられること。
可視性の側は、システムの関係書類を備え付けること、見やすい画面と書面で速やかに出力できること、検索できること。
最低限の要件を満たすものと、より厳しい要件を満たす優良な電子帳簿の2段階があります。優良のほうを満たすと、過少申告加算税の軽減などの措置を受けられる形があります。
紙で保存する選択肢も残っています。会計ソフトを使っていても、印刷して紙で綴じているなら、この区分の要件はかかりません。
区分2：スキャナ保存
取引の相手から紙で受け取った請求書や領収書を、読み取って電子で保存する区分です。
要件は多く、入力の期間、解像度、カラー、タイムスタンプ、訂正削除の履歴、帳簿との相互の関連性、検索機能などが並びます。
これも任意です。紙で受け取ったものを紙のまま保存し続けるなら、要件はかかりません。スキャナ保存を選ぶのは、紙を捨てて保管の場所を減らしたい場合です。
要件が多いぶん、入れるなら対応した仕組みが要ります。手作業で満たすのは現実的ではありません。市販のソフトを使う場合、JIIMA認証を受けているものを選ぶと確認の手間が減ります。
区分3：電子取引データ保存
ここだけが義務です。電子で受け取った取引の情報を、電子のまま保存することが求められています。
対象になるのは、メールに添付された請求書、ウェブサイトからダウンロードした領収書、電子契約、クレジットカードの利用明細データ、電子マネーの利用データなど、電子でやり取りした取引の情報です。
紙に印刷して保存する形は、原則として認められません。ここが従来と変わったところです。受け取った電子データを、電子のまま残します。
要件は、真実性の確保と可視性の確保です。真実性は、タイムスタンプ、訂正削除ができないシステム、訂正削除の防止に関する事務処理規程のいずれかで満たします。可視性は、システムの概要を備え付けること、見られる環境を用意すること、検索できることです。
中小の会社が現実に取る形
要件を全部そろえるのは負担が大きいので、簡単な道が用意されています。
真実性については、訂正削除の防止に関する事務処理規程を作って運用する方法が取れます。システムを入れなくても、規程で満たせます。国税庁がひな形を公開しています。
検索については、基準期間の売上高が一定以下の事業者などは、税務職員のダウンロードの求めに応じることを条件に、検索機能の要件が不要になる場合があります。
現実に多いのは、規程を1つ作り、ファイル名に日付と取引先と金額を入れ、フォルダで分けて保存する形です。特別なソフトが無くても始められます。
ファイル名の付け方を決めておくのが要点です。担当が代わっても同じ形で付けられるように、規則を1枚に書きます。
猶予の措置
すぐに対応できない事業者のために、猶予の措置が設けられています。
相当の理由があると税務署長が認め、税務調査のときにデータのダウンロードの求めと、出力した書面の提示に応じられる場合、要件を満たしていなくても保存が認められる形があります。
申請や届出は要らないとされています。ただし、何もしなくてよいという意味ではありません。電子データそのものは保存しておく必要があります。印刷した紙だけを残してデータを消す形は取れません。
猶予に頼り続けるより、規程を1枚作って要件を満たすほうが、後の手戻りが少なくなります。
自社の着手の順番
3つの区分のうち、手を付ける順番は決まっています。
1つ目は、電子取引データ保存です。義務なので、ここを外せません。まず、電子で受け取っているものを洗い出します。
2つ目は、保存の場所とファイル名の規則を決めることです。どこに置いて、どう名前を付けるか。
3つ目は、事務処理規程を作ることです。国税庁のひな形から作ります。
4つ目は、必要ならスキャナ保存を検討することです。紙を減らしたいという目的があるときだけ手を付けます。
電子帳簿等保存とスキャナ保存から入ると、要件の多さで止まります。義務のところから順に固めるのが、いちばん早く終わる順番です。
社内の誰に関わるか
電帳法の対応は、経理だけの話になりがちですが、実際には社内の広い範囲に関わります。
営業。取引先から見積書や請求書をメールで受け取っていることがあります。
現場。通販サイトで資材を買い、領収書をダウンロードしていることがあります。
総務。事務用品や名刺の注文、サブスクリプションの請求書。
経営。契約書を電子契約で締結していることがあります。
経理が知らない経路が必ずあります。洗い出しのときは、部署ごとに「電子で受け取っているもの」を書き出してもらう形が早く済みます。
洗い出したら、保存の場所を1か所に決めます。各自のメールボックスに残っている状態だと、担当が辞めたときに消えます。共有の場所に集める形にしてから、ファイル名の規則を決めます。
始めるときの最初の1週間
何から手を付けるかが決まらないまま時間が過ぎるのが、いちばん多い形です。最初の1週間でできることを並べます。
1日目は、電子で受け取っているものを書き出すことです。自分の部署の分だけで足ります。メールの添付、ダウンロード、電子契約。
2日目は、他の部署に同じことを聞くことです。メールで一斉に聞く形で足ります。「電子で受け取っている請求書や領収書はありますか」の一文です。
3日目は、保存の場所を決めることです。共有フォルダに1つ、年ごとのフォルダを作ります。
4日目は、ファイル名の規則を決めることです。日付・取引先・金額の順に並べる形が扱いやすくなります。
5日目は、規程を作ることです。国税庁のひな形から、自社に合わない部分を削ります。
この5日で、要件を満たす形の土台ができます。完璧を目指さず、まず動く形にするのが早く終わるやり方です。
まとめ
電子帳簿保存法の要件は、3つの区分で分けて見ます。電子帳簿等保存、スキャナ保存、電子取引データ保存。
義務なのは電子取引データ保存だけです。他の2つは任意で、紙で保存し続けてもかまいません。ここを取り違えると、必要のない要件まで満たそうとして手が止まります。
電子取引の要件は、真実性と可視性です。真実性は事務処理規程で満たせます。検索については、売上高が一定以下の事業者に緩和がある場合があります。
猶予の措置もありますが、電子データそのものは保存しておく必要があります。着手の順番は、電子取引の洗い出し、保存の場所とファイル名の規則、事務処理規程、必要ならスキャナ保存です。自社の適用は、所轄の税務署か顧問の税理士に確かめるのが確実です。
よくある質問
Q. 紙で受け取った請求書は、電子で保存しないといけませんか。 A. 紙で受け取ったものは、紙のまま保存できます。電子で保存したいならスキャナ保存の要件を満たすことになりますが、それは任意です。義務なのは、電子で受け取ったものを電子のまま残すことです。
Q. メールの本文に金額が書いてある場合も対象ですか。 A. 取引の情報が含まれているなら対象になります。添付ファイルが無くても、本文に取引の内容が書かれているなら、その情報を保存することになります。扱いに迷う場合は税理士に確かめます。
Q. ファイル名に何を入れればよいですか。 A. 取引の年月日、取引金額、取引先が検索できる形が求められます。ファイル名に3つを入れる方法か、索引簿を作る方法が案内されています。どちらかに決めて、規則を書いておきます。
Q. 事務処理規程はどこで手に入りますか。 A. 国税庁がひな形を公開しています。法人用と個人事業者用があります。自社の体制に合わせて、担当者名や部署名を書き換えて使う形が一般的です。
Q. クラウド会計を使っていれば要件を満たしますか。 A. サービスによって満たす範囲が違います。JIIMA認証を受けているかどうかが目安の1つになります。使っているサービスの説明で、どの区分のどの要件に対応しているかを確かめます。
Q. 保存の期間は何年ですか。 A. 法人税や所得税の帳簿書類の保存期間に従います。一般に7年、欠損金がある場合は10年とされることがあります。電子帳簿保存法は保存の方法を定めるもので、期間は別の法令によります。
Q. 要件を満たしていないと、どうなりますか。 A. 保存が認められず、青色申告の承認の取消しにつながる場合があるとされています。ただし、直ちに取り消されるわけではないとも案内されています。いずれにしても、データを残していないことがいちばん問題になります。
Q. 電子取引のデータを、紙に印刷して両方残してもよいですか。 A. 問題ありません。データを残したうえで、見やすさのために紙も持つ形は取れます。紙だけを残してデータを消すのが認められない形です。
Q. 経理がまとめて保存する形と、各部署が保存する形のどちらがよいですか。 A. どちらでも要件は満たせます。人数が少ないなら経理にまとめるほうが確実です。部署が多い会社では、各部署が決められた場所へ置き、経理が確かめる形が現実的になります。
Q. 紙と電子が混ざっている取引先はどうしますか。 A. 受け取った形ごとに扱います。紙で来たものは紙のまま、電子で来たものは電子のまま。同じ取引先でも、受け取り方で扱いが変わります。
Q. 途中から始めた場合、過去の分はどうなりますか。 A. さかのぼって整えられる範囲で整えます。メールに残っているデータを共有の場所へ移し、ファイル名を付け直す作業です。残っていないものは取り戻せないので、まず今から先を確実にします。
Q. 会計事務所に記帳を頼んでいる場合、保存は誰がしますか。 A. 保存の義務は事業者にあります。会計事務所に資料を渡しても、義務が移るわけではありません。自社にもデータを残す形にしておきます。事務所と、どちらがどこに保存するかを取り決めておきます。
Q. 区分ごとに担当を分けるべきですか。 A. 電子取引は全社に関わり、スキャナ保存は経理が中心になることが多くあります。義務である電子取引のほうを、全社の話として扱うと、洗い出しが進みます。
Q. 要件を満たしているか、自分で確かめる方法はありますか。 A. 国税庁が一問一答などの資料を公開しています。自社の保存の形を、その資料の項目と突き合わせる形で確かめられます。判断に迷う点は顧問の税理士に確かめます。
Q. 電子帳簿保存法は、どれくらいの頻度で見直されますか。 A. 改正が続いている分野です。要件の細部が変わることがあるため、年に1回は国税庁の案内を見ておきます。自社の運用を変える必要があるかだけを確かめる形で足ります。