年次有給休暇管理簿の書き方｜3項目と基準日

年次有給休暇管理簿は、2019年4月から作成が義務づけられた書類です。書く項目は3つだけと決まっていて、そのうち「基準日」が、人によってバラバラになりやすく、年5日の取得ができているかの判定をややこしくしています。

この記事では、年次有給休暇管理簿を、3つの記載事項、基準日の決め方、年5日の数え方、対象になる人、保存期間の順に整理します。保存期間には経過措置が続いています。自社の扱いは所轄の労働基準監督署に確認してください。

結論：書くのは時季・日数・基準日の3つ

年次有給休暇管理簿の記載事項は、労働基準法施行規則24条の7で次のように定められているとされています。

3つだけです。付与日数や残日数を書く欄は、法令上の記載事項には入っていません。ただ、実務では残日数が分からないと運用できないので、多くの様式には付与日数・取得日数・残日数の欄が足されています。足すこと自体は問題ありません。

様式は定められていません。労働者名簿や賃金台帳のような様式番号が無いため、Excelでも勤怠システムの画面でも構わないとされています。

そして、労働基準法施行規則55条の2に、年次有給休暇管理簿・労働者名簿・賃金台帳はあわせて調製することができるという定めがあります。人数が少ないうちは、労働者名簿と同じシートに置いてしまうほうが更新漏れが減ります。

作成が義務なのは全員分ではない

年次有給休暇管理簿の作成が義務づけられているのは、年5日の取得義務がかかる労働者についてとされています。つまり、年10日以上の年次有給休暇が付与される人です。

とはいえ、全員分を作っておくほうが管理は楽です。週3日勤務のパートでも、勤続年数が延びると付与日数が10日を超えて対象に入ります。そのタイミングを見逃すと、その年の5日が取れていない状態になります。

基準日とは何か

基準日は、その人の年次有給休暇が発生する日です。年次有給休暇管理簿でいちばんつまずくのがここになります。

原則は、労働基準法39条の考え方に沿って、雇入れの日から6か月間続けて勤務した日が最初の基準日になり、その後は1年ごとに来ます。

入社日がバラバラだと、基準日もバラバラになります。人数が増えるほど、誰がいつ5日を取り終える必要があるのかが把握できなくなる、というのがこの制度の運用上の難しさです。

基準日をそろえる（斉一的取扱い）

そこで、基準日を全員でそろえる運用が広く取られています。たとえば全員の基準日を4月1日にそろえる形です。

そろえるときのポイントは、前倒しにすることです。法律で定められた日より後ろにずらすことはできませんが、前倒しで付与するのは差し支えないとされています。10月1日が本来の基準日なら、4月1日に前倒しで付与する形になります。

前倒しで付与した場合、労働基準法施行規則24条の7の言う第一基準日・第二基準日という考え方が出てきます。1年より短い間隔で次の付与が来る場合に、期間が重なる部分の扱いを決めるためのものです。

重なった期間は、通しで按分して数えるという扱いになるとされています。ここは計算が細かくなるので、そろえ方を決める前に社会保険労務士や所轄の労働基準監督署に相談するのが確実です。

年5日の取得を数える

2019年4月から、年10日以上の年次有給休暇が付与される労働者について、年5日は時季を指定して取得させることが義務づけられているとされています（労働基準法39条7項）。

この5日を数えるときのルールが、いくつか決まっています。

時間単位年休が数えられないのが、いちばん引っかかるところです。時間単位で細かく取っている人は、合計すると何日分にもなっていても、年5日の義務は果たせていない扱いになります。

期限は基準日から1年

5日を取らせる期限は、基準日から1年以内です。年度末ではありません。基準日が10月1日なら、翌年9月30日までに5日です。

一般には、年度末の3月に「有給が残っている人は取ってください」と案内している会社が多くあります。基準日をそろえていない場合、この案内では間に合わない人が出ます。10月基準日の人は9月末が期限なので、3月の案内は半年遅れです。

管理簿の上に「期限の日」を1列置いておくと、この見落としが消えます。基準日から1年後の日付を入れて、その日までの取得日数が5日に足りているかを見る形です。

罰則がある

年5日の取得義務に違反した場合、労働者1人につき30万円以下の罰金が定められているとされています（労働基準法120条）。管理簿を作っていない場合も、同じく罰則の対象になるとされています。

罰則があること自体より、人数分かかるというところが実務には効きます。仕組みとして取れていない状態は、1人だけの問題になりません。

対象になる人を見落とさない

年次有給休暇は、業種や規模にかかわらず、要件を満たしたすべての労働者に発生するとされています。パート・アルバイトも対象です。

週の所定労働日数が少ない人には、比例付与という仕組みがあります。付与日数が所定労働日数に応じて決まる形です。

週4日以下の人でも、勤続年数が延びると付与日数が10日を超えます。週4日の人なら勤続3年6か月で10日に達し、そこから年5日の取得義務と管理簿の作成義務がかかります。

この「10日に届いた年」を見落とすのが、いちばん多い形です。管理簿を全員分作っておけば、付与日数の列を見るだけで気づけます。

所定労働日数が途中で変わったとき

週3日だった人が週5日に変わった、というように所定労働日数が変わることがあります。この場合、次の基準日の時点での所定労働日数で付与日数が決まるとされています。

基準日より前に変わった分を遡って付け直すものではありません。変更の日と、次の基準日がいつかを管理簿に残しておくと、後から説明できます。

年次有給休暇管理簿の保存期間

年次有給休暇管理簿の保存期間は、労働基準法施行規則24条の7で、有給休暇を与えた期間中および当該期間の満了後5年間とされています。ただし、同規則71条の経過措置により、当分の間は3年間と読み替えるとされています。

「期間中および満了後」という書き方がポイントです。基準日から1年が「期間中」で、その1年が終わってから数え始めます。基準日が2026年4月1日なら、2027年3月31日までが期間中で、そこから5年（当分3年）です。

法定三帳簿と同じく、5年で運用しておくほうが後で変えずに済みます。保存期間の全体像は法定帳簿の保存期間にまとめています。

管理簿から運用へ、見る列を決める

年次有給休暇管理簿は、作っただけでは年5日の取得漏れを防げません。毎月どの列を見るかを決めておくと、期限が来る前に気づけます。

見るのは月に1回で足ります。期限の3か月前になっても取得が5日に満たない人だけを抜き出して、本人と日を決める、という運用にすると、期末にまとめて処理する形にならずに済みます。

声のかけ方で結果が変わる

「有給が残っているので取ってください」という案内だけでは、忙しい人ほど動きません。一般には、候補の日をこちらから出すほうが実際に取得されます。

• 期限の3か月前に、取得が足りていない人を抜き出す
• 業務の山を外した候補日を2つか3つ提示する
• 本人が別の日を希望すればそちらに変える
• 決まった日を管理簿に入れる

労働基準法39条7項の時季指定は、あらかじめ労働者の意見を聴き、その意見を尊重するよう努めることが求められているとされています。候補を出して選んでもらう形は、この流れにも沿っています。

繰越と時効の扱い

年次有給休暇には時効があり、発生した日から2年とされています（労働基準法115条）。使わなかった分は翌年度に繰り越せますが、2年を過ぎると消えます。

ここで管理簿の上で問題になるのが、取得した日を、繰越分と当年分のどちらから引くかです。法令に決まりはなく、就業規則などで定めることになります。

繰越分から先に引くほうが労働者に有利なので、一般にはこちらが取られています。どちらにするかを決めて、就業規則に書いておくと、管理簿の残日数の計算がぶれません。

なお、年5日の取得義務の数えでは、繰越分で取った日も5日に含まれるとされています。繰越分だから対象外、ということはありません。

よくある質問

年次有給休暇管理簿は手書きでよいですか

構わないとされています。様式も定められていません。求められたときに労働者ごとに出せる状態であることが条件です。Excelでも勤怠システムでも、紙の台帳でも問題ありません。

労働者名簿と一緒にしてよいですか

労働基準法施行規則55条の2で、年次有給休暇管理簿・労働者名簿・賃金台帳はあわせて調製できるとされています。人数が少ないうちは、1人1シートにまとめると更新漏れが減ります。書き方は労働者名簿の書き方にまとめています。

退職した人の分はいつまで持ちますか

基準日から1年の期間が終わってから、5年（当分の間3年）です。退職した日ではなく、その人の最後の期間が満了した日から数えます。

有給を1日も取っていない人がいます

年10日以上付与されている人なら、会社の側から時季を指定して取らせることが求められます。本人の希望を聞いたうえで、日を決めて取ってもらう形です。放置すると、労働者1人につき罰則の対象になるとされています。

時間単位の有給は管理簿に書きますか

記載事項の「時季」と「日数」に当たるので書きます。ただし、年5日の取得義務の数えには含まれないとされています。管理簿の上で、日数の列と時間の列を分けておくと、5日の判定が正しくできます。書き方は出勤簿の書き方にもまとめています。

計画的付与をした日も5日に数えますか

数えるとされています。労使協定による計画的付与で取得した日は、年5日の取得義務を果たした分に含まれます。ただし、計画的付与に回せるのは付与日数から5日を除いた分とされているので、付与日数が10日の人なら5日までが上限です。

基準日をそろえる途中の年はどう数えますか

前倒しで付与して基準日をそろえる年は、期間が重なります。重なった部分を通しで按分して数える扱いになるとされていて、計算が細かくなるところです。そろえる年だけは、対象者ごとに期限の日を書き出して個別に確認するのが確実です。判断に迷う場合は、所轄の労働基準監督署に相談してください。

管理簿を作っていないと、すぐ罰則になりますか

作成と保存は義務とされていますが、実務としては調査で指摘を受け、是正を求められるところから始まるのが一般的です。その場でそろえられる状態にしておくことが大事で、勤怠システムから労働者ごとに出せるなら、出力して提示すれば足ります。

まとめ

年次有給休暇管理簿の記載事項は、時季・日数・基準日の3つです。労働基準法施行規則24条の7に定められていて、様式は決まっていません。労働者名簿や賃金台帳とあわせて作ることも、同規則55条の2で認められています。

つまずくのは基準日です。入社日がバラバラだと基準日もバラバラになり、誰がいつまでに5日を取り終えるのかが分からなくなります。基準日をそろえる運用が広く取られていますが、そろえるときは前倒しにします。

年5日の数え方では、時間単位の有給が含まれないのが見落としやすい点です。半日は0.5日として数えますが、時間単位はいくら積み上げても5日には入りません。

対象になるのは年10日以上が付与される人です。週4日勤務でも勤続3年6か月で10日に届くので、全員分の管理簿を作って付与日数の列を見るのがいちばん確実な見つけ方になります。

保存期間は、期間中および満了後5年（当分の間3年）です。自社の扱いは、所轄の労働基準監督署に確認してください。