宅建業の帳簿の書き方｜9項目と5年10年の保存

宅建業の帳簿は、「取引台帳」「業務帳簿」とも呼ばれる書類です。会計の帳簿ではありません。取引が1件あるたびに1行増える、宅建業法49条の帳簿のことを指します。

やっかいなのは、保存期間が5年と10年の2本立てになっていることです。同じ帳簿の中で、行によって残す年数が変わります。この記事では、宅建業の帳簿を、何を書くのか、いつ書くのか、5年と10年の分かれ目、閉鎖という考え方の順に整理します。運用は都道府県によって細かく違います。自社の扱いは免許を受けた都道府県の宅建業担当課に確認してください。

結論：取引のつど、事務所ごとに書く

宅地建物取引業法49条で、宅建業者は、事務所ごとに帳簿を備え、宅建業に関し取引のあったつど、その年月日、その取引に係る宅地または建物の所在および面積その他国土交通省令で定める事項を記載しなければならないとされています。

様式が定められていないのが、従業者名簿との違いです。従業者名簿には様式第八号の二がありますが、帳簿には決まった形がありません。記載事項がそろっていれば、Excelでも市販の台帳でも構いません。

そして、「取引のあったつど」という書き方になっています。月末にまとめて、年度末にまとめて、という運用は条文の求めるところから外れます。

帳簿に書く項目

法49条本体が3つ、施行規則18条1項が9号まであります。合わせて見ると次のようになります。

4号と5号は、宅地か建物かで書き分けます。両方が対象になる取引（土地付き建物）なら、両方を書くことになります。

面積の書き方でつまずく

法49条本体の「面積」は、宅地なら土地の面積、建物なら床面積です。土地付き建物なら両方が要ります。

一般には、登記簿上の面積と実測面積が食い違うことがあります。どちらを書いたかが分かる形にしておくと、あとで説明できます。契約書と同じ数字を入れておくのが素直な形です。

2号の「相手方・当事者・代理人の氏名および住所」は、媒介なら売主と買主の両方が対象になります。片方しか書いていない帳簿をよく見かけますが、条文は「各当事者」としています。代理人が立っているなら代理人も書きます。

3号の「取引に関与した他の宅建業者の商号または名称」は、共同仲介のときに埋まる欄です。相手方に業者が付いているのに空欄だと、あとから経緯をたどれません。

「取引態様」は1号の欄

1号の「売買若しくは交換又は売買、交換若しくは貸借の代理若しくは媒介の別」というのが、いわゆる取引態様です。

この欄が、保存期間を分ける入口になります。自ら売主で新築住宅なら10年、それ以外は5年です。

5年と10年の分かれ目

保存は施行規則18条3項に定められています。ここが宅建業の帳簿でいちばん実務に効くところです。

> 宅地建物取引業者は、帳簿を各事業年度の末日をもって閉鎖するものとし、閉鎖後5年間（当該宅地建物取引業者が自ら売主となる新築住宅に係るものにあっては、10年間）当該帳簿を保存しなければならない。

つまり、

帳簿全体ではなく、その取引に係るものが10年という書き方です。1冊の帳簿に両方が混ざっている場合、実務としては長いほうに合わせて10年持つか、新築住宅の分だけ分けて管理するかのどちらかになります。

混ざったまま5年で処分すると、新築住宅の分が足りなくなります。取引態様の欄を見れば分かるので、事業年度を閉鎖するときに新築住宅の行があるかを確認しておくと、処分の年を間違えません。

新築住宅なら4項目が追加になる

自ら売主となる新築住宅の場合、規則18条1項8号で次の4つも記載事項になります。

これは住宅瑕疵担保履行法と結びついた欄です。保存が10年になるのも、瑕疵担保責任の期間と揃えているためと理解しておくと、忘れにくくなります。

「閉鎖」という考え方

宅建業の帳簿の起算日は、ほかの帳簿と違う独特の形をしています。各事業年度の末日をもって閉鎖して、そこから数えます。

3月決算の会社なら、その事業年度の帳簿は3月31日で閉じて、4月1日から5年を数える形です。年度の途中でどれだけ取引があっても、起算日は年度末に揃います。

この揃うところが管理の助けになります。年度ごとに1つの束にして、表紙に「2026年度・閉鎖2027年3月31日・処分可2032年4月以降」のように書いておけば、処分の判断は毎年1回で済みます。

新築住宅の行がある年度は、その年度の束だけ10年になります。表紙に「新築住宅あり・2037年4月以降」と書き分けておきます。保存期間の全体像は法定帳簿の保存期間にまとめています。

年度の途中で決算期が変わった場合は、その時点が事業年度の末日になります。閉鎖の日が動くので、束の表紙に書いた処分できる年も直します。決算期の変更は数年に一度しか起きないぶん、見落としやすいところです。

電子データで持ってよい

施行規則18条2項で、記載事項が電子計算機のファイルや電磁的記録媒体に記録され、必要に応じてその事務所で明確に紙面に表示されるときは、記録をもって記載に代えることができるとされています。

Excelで持って構いません。ただし、

• 事務所ごとに、その場で画面に出せるか印刷できる
• 事業年度ごとに閉鎖できる形になっている（年度をまたいで1シートにしない）
• 閉鎖後5年（新築住宅は10年）読める形で残っている

2つ目が抜けがちです。1つのシートに何年分も足していくと、どこで閉鎖したのかが分からなくなります。年度ごとにシートかファイルを分けておきます。

なお、帳簿を電子で持つことと、電子帳簿保存法は別のルールです。宅建業法側には解像度やタイムスタンプの要件はありません。国税関係の書類としての扱いは電子帳簿保存法の要件にまとめています。

いつ書くかを決めておく

条文は「取引のあったつど」としていますが、取引が成立した日がいつなのかは、実務では1つに決まりません。契約日、決済日、引渡日、媒介報酬を受け取った日。どれを基準にするかを社内で決めておかないと、担当者ごとに違う日が入ります。

一般には、契約が成立した日（契約締結日）を「取引のあった年月日」として記帳し、引渡しや決済の情報を後から追記する運用が取られています。

「行を作るのは契約日」と決めておけば、あとは埋めるだけになります。決済まで待って一気に書こうとすると、そのぶん記帳が遅れます。

契約書のコピーでは代わりにならない

契約書を綴じているから帳簿の代わりになる、という運用を見かけますが、記載事項がそろいません。報酬の額、関与した他の宅建業者、物件の概況は契約書に無いことがあります。

一方で、帳簿の各行から契約書のファイル番号を引ける形にしておくと、検査のときにすぐ現物へたどれます。帳簿に1列足すだけなので、入れておくと後が楽です。

備えていないと何が起きるか

帳簿の備付けは宅建業法上の義務です。備えていない、記載が無い、保存していないという状態は、指示処分や業務停止処分の対象になり得るとされています。罰則も定められています。

ただ、実務で問題になるのはもう少し手前です。

報酬の額の欄は、自分を守る欄でもあります。上限の範囲で受け取っていることを示せるのは、帳簿と契約書だけです。

更新のときにまとめて見られる

免許の更新（5年ごと）のタイミングで、事務所の要件とあわせて確認されることがあります。更新の年に慌てて過去分を書くという形が起きやすいところです。

つど書く運用になっていれば、更新の準備は帳簿の束を並べるだけで済みます。帳簿・従業者名簿・標識・報酬額の掲示の4点をまとめて点検する日を、年度末に1日決めておくと確実です。従業者名簿は宅建業の従業者名簿にまとめています。

よくある質問

取引が無い月は何も書かなくてよいですか

書く必要はありません。「取引のあったつど」書くものなので、取引が無ければ行は増えません。ただし帳簿そのものは事務所ごとに備えておきます。

帳簿も閲覧の求めに応じるのですか

従業者名簿には閲覧に供する義務（法48条4項）がありますが、帳簿にはその定めがありません。取引の相手方の氏名・住所や報酬の額が並ぶ書類なので、扱いが違います。立入検査では提示を求められます。

会計の帳簿と兼ねられますか

記載事項が違うため、そのままでは兼ねられません。宅建業法49条の帳簿は、面積・取引態様・報酬の額・物件の概況といった、会計帳簿には無い項目を含みます。別に作るのが確実です。

様式はどこで手に入りますか

法令上の定めが無いため、決まった様式はありません。都道府県が手引きに参考様式を載せていることがあります。免許を受けた都道府県のサイトを見るか、記載事項をそろえた市販・配布のExcelを使う形になります。

賃貸の媒介だけでも必要ですか

必要です。貸借の代理・媒介も1号の取引態様に入っています。売買だけの帳簿ではありません。件数が多くなるので、賃貸中心の事務所ほど「つど書く」運用が効いてきます。

支店の取引を本店の帳簿にまとめてよいですか

帳簿は事務所ごとに備えるものとされています。本店で一括して作成していても、その事務所で提示できる状態にしておく必要があります。電子で持って支店から画面に出せるようにするのが、手数の少ない形です。

途中で決まった特約は、どこに書きますか

規則18条1項9号の「取引に関する特約その他参考となる事項」です。あとで経緯を説明する材料になる欄なので、契約書に書いた特約の要旨と、変更があった日を残しておくと役に立ちます。

5年か10年か迷ったら

長いほうに合わせるのが安全です。自ら売主となる新築住宅が1件でもある年度は、その年度を10年で管理します。迷う取引があれば、免許を受けた都道府県に確認してください。

まとめ

宅建業の帳簿は、宅地建物取引業法49条に基づいて事務所ごとに備え、取引のあったつど記載する書類です。会計の帳簿とは別物で、面積・取引態様・報酬の額・物件の概況といった項目が入ります。

様式は定められていません。記載事項がそろっていればExcelでも構いません。法49条本体の3つ（取引年月日・所在・面積）と、施行規則18条1項の9号までが中身になります。

保存は各事業年度の末日をもって閉鎖し、閉鎖後5年です。ただし自ら売主となる新築住宅に係るものは10年とされています。1冊に混ざっている場合、5年で処分すると新築住宅の分が足りなくなります。

起算日が年度末に揃うのは、この帳簿の扱いやすいところです。年度ごとに束にして、表紙に処分できる年を書いておくと、判断は年1回で済みます。新築住宅の行がある年度だけ、10年と書き分けます。

記帳を止めないコツは、行を作る日を契約日に固定して、報酬や引渡しの情報はあとから埋める形にしておくことです。決済まで待って一気に書こうとすると、そのぶん遅れて、まとめて思い出す作業になります。

運用は都道府県によって細かく違います。自社の扱いは、免許を受けた都道府県の宅建業担当課に確認してください。